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Die Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen gilt für alle umsatzsteuerlichen Unternehmen – sie kennt keine Ausnahmen.
Zum Empfang von E-Rechnungen verpflichtet sind daher auch nicht vorsteuerabzugsberechtigte Unternehmen und umsatzsteuerliche Kleinunternehmer, wie z. B.
Wer als Kleinunternehmer gilt, ist im Umsatzsteuergesetz geregelt.
Hinweis: Der Gesetzgeber plant, die Kleinunternehmerregelung umfassend zu ändern.
Ab dem 1. Januar 2025 sind auch inländische umsatzsteuerliche Kleinunternehmer verpflichtet,
E-Rechnungen empfangen zu können.
Beispiel:
Ein Rentner vermietet zwei Wohnungen. Er erhält jährlich ungefähr 30 Rechnungen für Betriebskosten sowie Reparatur- und Instandhaltungsmaßnahmen. Selbst stellt er
keine Rechnungen aus.
Als privater Vermieter ist der Rentner, auch wenn er nur Wohnungen umsatzsteuerfrei vermietet, Unternehmer im Sinne des Umsatzsteuergesetzes. Damit ist er
verpflichtet, E-Rechnungen empfangen zu können. Der Vermieter kann auch keine Papierrechnung oder sonstige elektronische Rechnung verlangen.
Für den Empfang elektronischer Rechnungen wird zunächst lediglich eine E-Mail-Adresse benötigt.
Die E-Rechnung muss aber auch in ein menschenlesbares Format umgewandelt und rechtssicher und datenschutzkonform archiviert werden können.
Der strukturierte Teil einer E‑Rechnung ist dabei so aufzubewahren, dass dieser in seinem ursprünglichen Format vorliegt und insbesondere auch die Anforderungen an
die Unveränderbarkeit erfüllt werden.
Inländische umsatzsteuerliche Kleinunternehmer sind nicht verpflichtet, E-Rechnungen zu versenden.
Sie können daher auch nach 2027 weiterhin mit einer Rechnung in Papierform abrechnen oder mit Zustimmung des Leistungsempfängers auch ein anderes elektronisches Format,
z. B. PDF-Dateien ohne integrierte Datensätze, Bilddateien oder E-Mails wählen.
Dabei darf in diesen aber keine Umsatzsteuer ausgewiesen werden.
Beispiel:
Ein Grafikdesignstudent gestaltet für unternehmerische Auftraggeber Flyer und Broschüren auf Honorarbasis. Er erzielt damit jährliche Umsätze von 20.000 Euro. Weitere umsatzsteuerbare Leistungen werden nicht erbracht.
Da die Kleinunternehmergrenze eingehalten wird, darf in den Rechnungen keine Umsatzsteuer ausgewiesen werden. Der Student muss ab 2028 auch keine E-Rechnungen ausstellen. Vielmehr genügt hier die Ausstellung einer sonstigen Rechnung, in welcher auf die Kleinunternehmerregelung hinzuweisen ist (vgl. § 34a UStDV).
Mehr zur E-Rechnungspflicht
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