Pudack & KollegenWas sind die Vorteile der E-Rechnung?
Papierlose Büros sind schon längst keine Zukunftsvision mehr. Modernisierung und Digitalisierung schreiten immer schneller voran. Auftragsbearbeitung, Rechnungswesen, Controlling – inzwischen unvorstellbar ohne moderne Technik. Sie ermöglicht, die Effizienz der betrieblichen Abläufe zu steigern und durch höhere Automatisierung Fehler zu reduzieren.
Die E-Rechnung ist ein weiterer Schritt zum papierlosen Büro.
Die Einführung der E-Rechnung bietet zahlreiche Vorteile, die sowohl für Unternehmen als auch für öffentliche Einrichtungen von Bedeutung sind. Die Umstellung auf die digitale Rechnung mag zwar im ersten Schritt Aufwand bedeuten. Sind doch bestehende Prozesse und Technologien zu überdenken und gegebenenfalls auszutauschen. Die folgenden Vorteile liegen jedoch auf der Hand:
1. Effizienzsteigerung
Der Prozess der Rechnungserstellung wird verkürzt, was zu einer schnelleren Abwicklung führt. Die Erstellung, der Versand und die Buchung von Rechnungen werden durch eine elektronische Verarbeitung vereinfacht, was den gesamten Prozess beschleunigt und den Aufwand reduziert.
2. Kosteneinsparungen
Die Umstellung auf digitale Rechnungen bietet langfristiges Sparpotenzial. Durch den Wegfall von Papierrechnungen können Unternehmen erhebliche Kosten einsparen, angefangen beim Porto bis hin zur Archivierung. Umsatzsteuerlich sind E-Rechnungen acht Jahre aufzubewahren. Mindestens der strukturierte Teil ist unverändert im Originalformat für die Finanzverwaltung maschinell auswertbar vorzuhalten.
3. Verbesserte Nachverfolgbarkeit und Sicherheit
Die elektronische Verarbeitung ermöglicht eine bessere Nachverfolgbarkeit und Sicherheit der Rechnungsdaten. E-Rechnungen gewährleisten die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit über den gesamten Aufbewahrungszeitraum.
4. Umweltfreundlichkeit
Der Verzicht auf Papierrechnungen trägt zur Reduzierung des Papierverbrauchs bei und ist somit umweltfreundlicher. Die Kosten für die elektronische Erstellung, Bearbeitung, Versendung und Archivierung sind dabei aber nicht zu vernachlässigen.
5. Rechtliche Vorteile
Die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen wird durch die Nutzung von E-Rechnungen erleichtert, da diese den europäischen Normen für die elektronische Rechnungsstellung entsprechen müssen. Seit 2025 besteht eine Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen für alle inländischen Unternehmer, was die Akzeptanz und Standardisierung von E-Rechnungen fördert.
6. Flexibilität und Anpassungsfähigkeit
Unternehmen sollten ihre Faktura-Software aktualisieren, um die Erstellung digitaler Ausgangsrechnungen zu ermöglichen. Dieser Prozess sollte auch die künftige Anpassung an neue Anforderungen erleichtern. Die Möglichkeit, Anhänge zur E-Rechnung hinzuzufügen und diese elektronisch zu versenden, bietet die nötige Flexibilität beim Rechnungsversand.
Diese Vorteile machen die E-Rechnung zu einer attraktiven Option für Unternehmen, die ihre Prozesse effizienter und kostengünstiger gestalten möchten.
Tipp: Nutzen Sie die Chance, den Prozess der Erstellung Ihrer Ausgangsrechnungen sowie der Verarbeitung von Eingangsrechnungen neu zu strukturieren und zu digitalisieren.
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