Freund & PartnerSeit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Für die eigenen Rechnungen läuft die Umstellung dagegen noch schrittweise. 2027 wird es für viele Unternehmen entscheidend: Ob weiterhin Papier oder ein einfaches PDF verwendet werden darf, hängt unter anderem davon ab, wann die Leistung ausgeführt wurde und wie hoch der maßgebliche Gesamtumsatz 2026 war. Ab 2028 enden die allgemeinen Übergangsregeln. Dauerhafte Ausnahmen bleiben bestehen. Ein einfaches PDF ist keine E-Rechnung.
Erste Übergangsregel läuft Ende 2026 aus
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Bis Ende 2026
Papier und PDF noch weitgehend möglich
Übergangsregel nur bei rechtzeitiger Übermittlung
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2027
Übergangsregel bis 800.000 Euro
nur für 2027 ausgeführte Umsätze
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Ab 2028
Allgemeine Übergangsregeln beendet
dauerhafte Ausnahmen bleiben
Wichtig zum Jahreswechsel 2026/2027: Wurde eine Leistung bereits 2026 ausgeführt und wird die Rechnung erstmals ab dem 1. Januar 2027 übermittelt, ist grundsätzlich eine E-Rechnung erforderlich. Die Übergangsregel für sonstige Rechnungen zu Umsätzen aus 2026 setzt voraus, dass die Rechnung spätestens am 31. Dezember 2026 übermittelt wurde. Die 800.000-Euro-Regel gilt dagegen nur für Umsätze, die 2027 ausgeführt werden. Voraussetzung bleibt, dass für den jeweiligen Umsatz eine E-Rechnungspflicht besteht und keine dauerhafte Ausnahme greift.
Jahreswechsel 2026/2027 im Detail→ETL-Steuerberater empfehlen
Zuerst klären, welche eigenen Rechnungen künftig als E-Rechnung auszustellen sind. Danach sollten Rechnungseingang und Rechnungsausgang getrennt organisiert werden. Für den Rechnungsausgang sollten anschließend die Rechnungsarten vollständig getestet werden, die im Unternehmen regelmäßig vorkommen – etwa Standardrechnungen, Anzahlungen oder Gutschriften.
Kernfragen zur E-Rechnung
Pflicht & Fristen
Welche Rechnungen betroffen sind und ab wann
Rechnungseingang
Empfangen, lesen, prüfen, freigeben und aufbewahren
Formate & Rechnungsangaben
PDF, XRechnung, ZUGFeRD und strukturierte Pflichtangaben
800.000-Euro-Grenze & Jahreswechsel
Gesamtumsatz 2026, Übergangsregeln 2027 und Rechnungen am Jahreswechsel
Fehler & Vorsteuer
Fehlerfolgen, Vorsteuerabzug und Berichtigung
Rechnungsausgang
Rechnungsdaten, Übermittlung und reale Fälle testen
Kleinunternehmer
E-Rechnungen empfangen, eigene Rechnungen und Umsatzgrenzen
Besondere Rechnungsfälle
Dauerrechnungen, Anzahlungen, Endrechnungen, Gutschriften und Kassenbelege
Branchen & besondere Situationen
International & komplex
Ansässigkeit, Reverse Charge, Länderpflichten und ViDA
Gesundheitswesen
Patienten, gemischte Umsätze und sensible Rechnungsdaten
E-Commerce
Geschäftskunden, Marktplätze, Retouren und Auslands-Fulfillment
Land- & Forstwirtschaft
§ 24 UStG, Gutschriften sowie 600.000- und 800.000-Euro-Grenze
Beratung und digitale Lösungen passend verbinden
Für die technische Umsetzung sind vor allem Zahl und Art der Rechnungen sowie die bereits eingesetzten Systeme relevant. Ein Unternehmen mit wenigen Rechnungen benötigt andere Abläufe als ein Betrieb mit vielen Standorten, Freigabestufen oder angebundenen Plattformen. Der ETL Steuerberater unterstützt bei der steuerlichen Einordnung und bei der Abstimmung mit der Finanzbuchhaltung. Je nach Bedarf können digitale Lösungen und weitere Spezialisten der ETL-Gruppe hinzukommen.
Zum digitalen Angebot der ETL-Gruppe gehören unter anderem capitain. Welche Anwendungen und Schnittstellen sinnvoll sind, hängt davon ab, wie Rechnungen im Unternehmen entstehen, eingehen, geprüft und an die ETL-Kanzlei weitergegeben werden.
Bei anspruchsvollen steuerrechtlichen Spezialfragen kann der ETL-Steuerberater zusätzlich die Experten der ETL SteuerRecht GmbH einbeziehen. Für grenzüberschreitende Sachverhalte steht mit ETL GLOBAL ein europazentriertes internationales Netzwerk in über 60 Ländern zur Verfügung. Darüber können qualifizierte Steuerberater, Rechtsanwälte und Wirtschaftsprüfer vor Ort einbezogen werden. Rechtliche Fragen, etwa zu Datenschutz, IT oder Verträgen, können bei Bedarf mit den ETL Rechtsanwälten geklärt werden.